
Virtuaalisesti vierellä -hankkeen tietosuojaseloste
Päivitetty 29.9.2021
1. Rekisterinpitäjä
Silta-Valmennusyhdistys ry (Y-tunnus 1618557-2)
Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere
p. 044 0624 050, fax 03 3561 449
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilöt
Jari Rekola, projektipäällikkö, p. 040 7449817
Mira Roine, tietosuojavastaava, p. 040 868 2127
Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere
3. Rekisterin nimi
Virtuaalisesti vierellä -hankkeen asiakasrekisteri
4. Hankkeen toteuttajat
Hankkeen päätoteuttaja: Silta-Valmennusyhdistys ry
Hankkeen osatoteuttaja: Hengitysliitto ry / Ammattiopisto Luovi
Ammattiopisto Luovi noudattaa omassa toiminnassaan omia tietosuojakäytänteitään. Luovin tietosuojakäytänteet ovat luettavissa Luovin verkkosivuilla: https://luovi.fi/ota-yhteytta/tietosuoja/.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Keräämme asiakkaidemme henkilötietoja hankkeen asiakassuhteiden hoitamisen tueksi ja palvelun toteuttamiseksi. Lisäksi keräämme tietoa hankkeen kehittämistä ja seurantaa varten Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ohjeistusten mukaisesti. ESR Henkilö -rekisteriseloste: https://www.rakennerahastot.fi/documents/10179/630592/ESR-henkil%C3%B6rekisterin+tietosuojaseloste/546cb1e6-51db-44c5-9b4e-654ec6218103.
Emme kerää tietoja markkinointitarkoituksiin.
Tietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan suostumus ja lakisääteinen velvoite. Henkilötietoja käsitellään asiakkaan suostumuksella. Asiakkaita informoidaan oikeudesta tarkistaa heitä koskevat tiedot.
Keskeinen lainsäädäntö:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
5. Rekisterin tietosisältö
Virtuaalisesti vierellä -hankkeen asiakasrekisteriä varten kerätään seuraavia tietoja asiakkaista.
Euroopan sosiaalirahaston hallintoa varten ESR-lomakkeilla pyydettävät tiedot (ks. ESR Henkilö -rekisteriseloste)
Asiakkaan perustiedot
- nimitiedot
- syntymäaika
- henkilötunnus
- sukupuoli
- yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
Asiakkaan taustatiedot
- työllisyystilanne
- koulutustausta
- muut mahdolliset taustatekijät
Asiakkaan ohjaajan keräämät tiedot asiakkaasta ohjaustyön toteuttamiseksi
- Asiakkaan perustiedot
- nimitiedot
- yhteystiedot
- asiakkaan taustatiedot (niiltä osin asiakas luovuttaa tietoja ja ohjauksen kannalta on tarpeellista)
- koulutus- ja työtilanne
- muut olennaisesti asiakkaan tilanteeseen vaikuttavat taustatekijät
- asiakkaan ohjauskäytänteisiin liittyvät tiedot
- asiakkaan ohjauskanavat ja ohjaussuunnitelma
- asiakkaan toiveet, ideat ja tavoitteet
- mahdolliset yhteistyötahot
- asiakkaan ohjausprosessin muistiinpanot
- tiedot asiakkaan taustoista ja elämäntilanteesta niiltä osin, kuin asiakas niitä itse kertoo
Hankkeen järjestämiin koulutuksiin ja työpajoihin osallistuvilta kerättävät tiedot
- nimitiedot
- yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaita koskevat tiedot kerätään asiakkailta itseltään. Asiakastietojen keräämiseen pyydetään asiakkaalta suostumus. Häntä myös informoidaan oikeudesta tietojen tarkastamiseen, tietojenkäsittelyn rajoittamiseen ja tietojen poistamiseen ellei laissa määrätä muuta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Virtuaalisesti vierellä -hankkeessa kerättyjen ESR-lomakkeiden tiedot luovutetaan ESR (Euroopan sosiaalirahasto) -hallinnolle hankkeen seurantaa varten ESR Henkilö -järjestelmän kautta. Lomakkeiden sisältö on kuvattu kohdassa 5. Rekisterin tietosisältö. ESR-hallinto on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. ESR-tietosuojaselosteen voi lukea linkistä: https://www.rakennerahastot.fi/documents/10179/630592/ESR-henkil%C3%B6rekisterin+tietosuojaseloste/546cb1e6-51db-44c5-9b4e-654ec6218103
ESR:n lisäksi Virtuaalisesti vierellä -hankkeen asiakasrekisteriin kerättäviä asiakastietoja ei luovuteta eteenpäin.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakastietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Virtuaalisesti vierellä -hankkeen asiakasrekisteriin tallennettavat asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan hankkeessa työskentelevät henkilöt niiltä osin kuin sen on tarpeellista työn hoitamiseksi ja asiakkaan palvelun toteuttamiseksi.
Asiakkaiden ohjaukseen liittyvät muistiinpanot on tallennettu sähköisesti Excel-taulukkoon, johon pääsevät käsiksi ainoastaan Virtuaalisesti vierellä -hankkeen työntekijät omilla salasanoillaan ja käyttäjätunnuksillaan. Ulkopuoliset eivät pääse käsiksi tiedostoon. Excel-taulukkoon ei myöskään ole tallennettu asiakkaiden nimi- ja yhteystietoja, vaan asiakasprosessit on kuvattu anonyymisti. Asiakkaiden henkilötietoja sisältävät dokumentit on talletettu lukolliseen kassakaappiin, jonka sisältöön ulkopuoliset eivät pääse käsiksi. Myös Euroopan sosiaalirahastoa varten kerätyt lomakkeet säilytettään kassakaapissa.
ESR-lomakkeissa kerättyjä tietoja säilytetään 10 vuotta. Säilytysaika perustuu rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/20145) 30 §:ään, jonka mukaan kirjanpitoaineisto ja muu hanketta koskeva aineisto on säilytettävä 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä.
Muut asiakkaasta tallennetut tiedot ja asiakkaan ohjauksen yhteydessä kerätyt tiedot hävitetään tietoturvallisesti viimeistään hankkeen päättyessä.
10. Hankkeen verkkosivujen tietosuoja
Verkkosivujen suojaus
Selaimen ja palvelimen välinen liikenne on salattu https-yhteydellä.
Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme sivustollamme evästeitä (cookies) sivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Emme käytä evästeitä markkinointiin tai käyttäjätietojen keräämiseen. Evästeet ovat pieniä, käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä tekstitiedostoja, jotka mahdollistavat sivuton toimimisen oikein. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita. Osa sivustolla käytettävistä evästeistä on ns. kolmannen osapuolen evästeitä (esim. YouTube ja sosiaalisen median jakopainikkeet).
Jos sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua antaa hyväksyntäänsä evästeille tai haluaa rajoittaa evästeiden käyttöä, tulee tämä tehdä oman internetselaimen asetuksista. Myös useimmat internetselaimet mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen selainasetusten kautta. Mikäli evästeet eivät ole käytössä, eivät verkkosivut välttämättä toivo toivotulla tavalla, eivätkä esimerkiksi sivustolle upotetut videot toimi ilman evästeiden hyväksymistä.
Kolmannen osapuolen linkit
Hankkeen verkkosivusto sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille. Linkitetyt sivustot eivät ole Virtuaalisesti vierellä -hankkeen hallinnassa, eikä hanke vastaa kolmansien osapuolten tuottamien sivustojen sisällöstä tai niiden sisältämistä linkeistä. Mikäli asiakas siirtyy Virtuaalisesti vierellä -hankkeen verkkosivuilta linkitetylle verkkosivulle, tulee asiakkaan itse perehtyä kyseisen sivuston tietosuojaan, evästeisiin ja käyttöehtoihin.
11. Hankkeen Google Classroom -ympäristö
Virtuaalisesti vierellä -hankkeessa käytetään Google Classroom-oppimisympäristöä. Asiakkaalle luodaan ympäristöön anonyymit tunnukset, joista käy ilmi ainoastaan asiakkaan etunimi. Halutessaan asiakas voi myös pyytää, ettei edes etunimi käy ilmi Classroom-tunnuksista. Muut asiakkaat eivät voi tunnistaa asiakasta, ellei hän itse jaa muille käyttäjille tietojaan. Classroom-ympäristön ylläpitäjällä ja hankkeen työntekijöillä on tieto osallistujien oikeasta henkilöllisyydestä. Classroom-ympäristön kautta palautetut tehtävät näkyvät ainoastaan hankkeen ohjaajille ja valmentajille.
Asiakkaan on hyvä ottaa huomioon, että Googlella on myös omia tietosuojakäytänteitään. Pääset katsomaan Googlen tiesuojakäytänteitä linkistä: https://policies.google.com/
12. Seppo.io -peliympäristö
Virtuaalisesti vierellä -hankkeessa käytetään Seppo.io -peliympäristöä. Peleihin on mahdollista osallistua anonyymisti nimimerkillä. Pelaajan tallentamiin vastauksiin pääsevät käsiksi ainoastaan hankkeessa työskentelevät ohjaajat ja valmentajat.
Seppo.io -palvelun omiin tietosuojakäytänteisiin pääset tutustumaan linkistä: https://play.seppo.io/docs/Tietosuojaseloste_2.0.pdf
13. Asiakkaan oikeudet
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Joissain tapauksissa tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa tietosuojavastaava tai hänen siihen nimeämä henkilö ja tiedot tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ja asiakkaan tulee kyetä osoittamaan henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva käyttötarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun asiakas odottaa Silta-Valmennusyhdistyksen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Korjauspyyntö, käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tai pyyntö poistaa tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle. Asiakkaan tulee todistaa henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.
Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, asiakasrekisteriin tehdään korjaukset ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi.
Pyynnöt käsitellään aina tapauskohtaisesti.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Silta-Valmennusyhdistykseen postitse osoitteeseen:
Silta-Valmennusyhdistys ry / Jari Rekola
Vehnämyllynkatu 4
33560 Tampere
Asiakasta voidaan tarvittaessa pyytää täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
